Memo ja raport - milline on nende vahe

Erinevate ärikommunikatsioonitüüpide hulgas on kirjavahetus bürooelu oluline osa. Selle peamiseks tööriistaks on tuntud kontoriteated, mis sõltuvalt sisust on seletavad, loengud jne.

Mis on memo ja miks see on vajalik?

Vastavalt oma eesmärgile on memo informatiivne sõnum, mis on adresseeritud oma või teiste osakondade töötajatele, osakondade, ettevõtete, osakondade, filiaalide juhtimisele. Sellistes dokumentides käsitletavate teemade loetelu on üsna lai. Mälestused annavad teada ettevõtte põhitegevusest, praeguse töö rakendamisest, valitsevatest ebatavalistest olukordadest, sisaldavad kaebusi ja viise erinevate tootmisprobleemide lahendamiseks.

Sellise teabevahetuse põhieesmärk on koordineerida erinevaid tööalaseid küsimusi juhtudel, kui suuline otsus ei ole mingil põhjusel võimalik. Memo võib kasutada ka juhiste koostamisel tellimuste koostamiseks, mis erinevalt tellimustest on mitteametlikumad.

Näidismärkus

Aruannete tüübid ja eesmärk

Aruanne on kõige populaarsem märkmete tüüp, mis on suunatud ettevõtte juhile, pearaamatupidajale või muule kõrgema astme töötajale. Aruande peamine eesmärk on teavitada kõrgema taseme isikuid igast olukorrast, töö tegemisest, samuti soovituste koostamisest probleemi lahendamiseks jne. Vastupidiselt ametlikule memorandumile saadetakse alati kõrgemale tasemele ja see on õiguslikult siduv.

Kõige tavalisem märkmete tüüp on aruandlus, teavitamine juhtimiskavade elluviimisest, käimasoleva töö edenemisest jne. Harvem on aruanded, mis annavad aru mis tahes planeerimata olukorrast, mis nõuab kõrgema juhtkonna vastust. Selliste aruannete küsimused on üsna laiad: alates ettevõtte põhitegevusega seotud teabest kuni kaebuste esitamiseni töötingimuste korraldamise ja töö- ja finantsdistsipliini mittetäitmise, ametliku käitumise jne kohta.

Memorandum - näide

Teeme õige büroo memo

Memo struktuur eeldab järgmisi elemente:

  • "Caps", mis näitab adressaadi organisatsiooni, nime ja sihtpunkti, algataja nime ja nime.
  • Tekstiplokk, mis koosneb dokumendi nimest („Teenuseteade”) ja olukorra kokkuvõttest, mis tahes tegevustest, taotlustest.
  • Kompilaatori kuupäevad ja allkirjad (kuupäev, allkiri ja kompilaatori nimi on näidatud ühes reas vasakult paremale).

Samuti võib teenuseteates määrata registreerimisnumbri, kui vastavalt ettevõtte reeglitele salvestatakse see ajakirjas. Oluline on märkida, et kuna büroo memosid kasutatakse ainult organisatsiooni sees, ei ole vormide kättesaadavus eeltingimus, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad ettevõtte reeglid. Samal ajal on mõnedel ettevõtetel oma kirjaplank, millel on spetsiaalselt ametliku kirjavahetuse korraldamiseks mõeldud logo.

Kuidas teha memorandum?

Aruande struktuur on sarnane teenusega. Selle peamine erinevus on adressaat: kui teabes sisalduvat teavet saab saata mõnele teisele töötajale, siis on teate sõnum adresseeritud kõrgemale ametnikule.

Märgi koostamise viisid sõltuvad eesmärgist. Eelkõige väljastatakse organisatsiooni juhtkonnale saadetud sisearuanne samamoodi nagu teenusemärkus. Erinevus seisneb tekstiploki sisus, mida nimetatakse „Aruandeks“, mis sisaldab probleemi olemust, ettepanekuid selle kõrvaldamiseks või juba võetud meetmete kirjeldust.

Kuid teiste organisatsioonide töötajatele suunatud välismemorandumi koostamisel on eeskirjad rangemad:

  • Dokument on koostatud ettevõtte kirjaplangil.
  • Märkus on registreeritud ettevõtte väljaminevate kirjade raamatus, samas kui määratud registreerimisnumber on märgitud märkme päises. Märkuse vastuvõtmisel registreeritakse see ka adressaadi organisatsioonis sissetuleva dokumendina.
  • Välisvõlgnevuse kirjutab reeglina ettevõtte juht või tema asetäitja. Saates võib nõuda ka teiste osakondade juhtide allkirju.
  • Märkme kuupäev on selle allkirjastamise ja saatmise kuupäev.
  • Kui märkusele on lisatud dokumentaalsed lisad, koostatakse selle tekstiosas lisatud dokumentide loetelu.

Memo tekst sõltub selle eesmärgist:

  1. Aruandearuanne peaks sisaldama teavet töö edenemise, tähtaegade täitmise, praeguste probleemide kirjelduse jne kohta. Selline aruanne lubab ülemusel märkata töö puudusi õigeaegselt ja kõrvaldada.
  2. Konkreetsest olukorrast teavitav memorandum sisaldab probleemi üksikasjalikku kirjeldust ja ettepanekuid selle parandamiseks (kõrvaldamine). Praktikas on sellised dokumendid sageli suunatud kaebustele, mis puudutavad töötajate tööalase distsipliini rikkumisi, ning on seetõttu negatiivsed, seetõttu on teabe esitamisel oluline emotsionaalne komponent välja jätta ja punkti juurde jääda.

Märkus või aruanne: mis on erinevus?

Nagu näete, on kontoril ja memorandumitel palju ühiseid jooni. Nii kasutatakse mõlemat võimalust ärisuhtluseks, neil on sarnane disainistruktuur. Samal ajal on mitmeid erinevusi:

  1. Memo on adresseeritud ettevõtte eri tasandite töötajatele, samal ajal kui aruanne on koostatud ainult kõrgema taseme (enda või kolmanda osapoole) aadressile.
  2. Memo on sisedokument, samas kui memo saab kasutada välises kirjavahetuses teiste juriidiliste isikutega.
  3. Vastupidiselt aruandele ei ole memo juriidilist jõudu.
  4. Kuna memot kasutatakse sisemiselt, võib selle koostada tavalisel paberilehel. Sama põhimõtte kohaselt koostatakse ka sisearuanne, kui seda kasutatakse sisemiselt. Samas, kui aruanne saadetakse teisele organisatsioonile, siis kasutatakse selle koostamisel kiri, registreerimisnumbrit ja muid ametliku kirjavahetuse kohustuslikke elemente.

Soovitatav

Kia Rio või Lada Vesta: võrdlus ja mis on parem võtta
2019
Heptral ja Hepa-Mertz - kuidas nad erinevad ja mis on parem
2019
Renault Logan või Hyundai Solaris: võrdlus ja mis auto on parem võtta
2019